La fatturazione elettronica, così come molteplici altre novità in materia di conservazione documentale, ci stanno portando verso una gestione documentale totalmente priva di documenti cartacei. Questa realtà è ancora lontana dal realizzarsi, anche perché sono varie le organizzazioni che oggi producono ogni giorno documenti in formato cartaceo e, contemporaneamente, in formato digitale. Documenti che devono essere validati, verificati e conservati. Il risultato, all’atto pratico, porta alla presenza di informazioni che viaggiano su supporti diversi nella medesima organizzazione, con chiare problematiche quotidiane.
La gestione documentale in una fase di transizione
La questione è semplice, ad oggi capita frequentemente di dover gestire situazioni, affari o questioni fiscali, per le quali si hanno a disposizione contemporaneamente documenti cartacei e documenti digitali. Si verificano in questi casi specifiche problematiche, che riguardano il disordine cronico che si perpetua nel tempo, dovuto alla mancanza di procedure applicabili a documenti di natura differente. Inoltre, molte aziende si trovano ad avere a disposizione due diversi archivi: uno fisico, con fascicoli cartacei e raccoglitori racchiusi in ampi armadi, contenente documenti che dovranno essere conservati ancora per molti anni; un altro digitale, di facile consultazione e occupante uno spazio fisico minimo.
I problemi si avvertono in modo importante nel momento in cui ci si trova, per un affare o per una qualsiasi questione, a dover gestire documenti cartacei e digitali insieme.
Risolvere le problematiche principali
Per risolvere le problematiche che riguardano la gestione di un archivio ibrido, dove cioè convivono documenti cartacei e documenti digitali, si può ricorrere al servizio di archiviazione documenti di Bucap. È necessario intervenire su più piani: non si tratta semplicemente di modificare i dati creati ex novo, ma anche di gestire in maniera diversa tutte le informazioni e i documenti prodotti.
Si parte dall’applicazione di un sistema di classificazione univoco, da utilizzare per qualsiasi tipo di documento, in modo da archiviarlo in maniera precisa. Il sistema di classificazione si deve basare anche su una serie di regole che riguardano la fascicolazione dei dati e su un piano di conservazione degli stessi.
La gestione documentale oggi
Per gestire al meglio un archivio che comprenda documenti cartacei e documenti digitali, è importante anche basarsi su soluzioni hardware e software efficienti, che aiutino ogni giorno nella gestione del flusso di documentale all’interno di un’organizzazione. Importante è anche:
- Sfruttare software per la gestione dell’archivio di deposito cartaceo così come un programma per la gestione della conservazione digitale;
- Avere a disposizione piattaforme di acquisizione dei dati, che permettono di digitalizzare i documenti cartacei, oltre a gestirli in maniera corretta, a norma di legge.