Sono molte le aziende che quotidianamente si trovano a dover gestire informazioni di vario genere. Stiamo parlando di e-mail, messaggi istantanei, indicazioni che riguardano gli appuntamenti in calendario di alcuni collaboratori, o anche documenti e dati che riguardano il CRM. Per farlo in modo organico e di facile utilizzo oggi è possibile sfruttare interessanti opportunità, come ad esempio il Servizio Zimbra di Ilger. Non stiamo parlando di semplici servizi di messaggistica istantanea, ma di ambienti più ampi e variegati, che consentono la vera collaborazione all’interno di un gruppo di lavoro, i cui partecipanti non necessariamente si trovano nel medesimo luogo.
Il “problema”
Un tempo per comunicare con un collega lontano o un collaboratore esterno era necessario contattarlo telefonicamente, o inviargli una e-mail. In molte aziende le videoconferenze tra più soggetti sono ancora oggi all’ordine del giorno, ma nel momento in cui si devono scambiare dati, ad esempio un contratto o un prospetto, le cose si complicano. Non solo all’atto pratico, ma anche e soprattutto quando si cerca a posteriori di riassumere i dati e le informazioni scambiate. Anni fa c’era chi redigeva un dettagliato rapporto su quanto avvenuto, oggi sono disponibili software che consentono di collaborare all’interno del medesimo foglio di lavoro, o anche di condividere informazioni di vario genere. Spesso però non si tratta di collaborazioni organiche e continuative, che comprendono tutti i dati e le informazioni scambiate con uno specifico collaboratore o per uno specifico progetto
I servizi di messaggistica e collaborazione
Stiamo quindi parlando non solo di un servizio che consente di comunicare, anche perché sotto questo punto di vista sono disponibili numerose app di vario genere. Questo tipo di servizi permettono sì di inviare messaggi istantanei tra collaboratori o colleghi, ma non solo. Al loro interno è possibile confrontare le idee con quelle degli altri collaboratori, gestire varie operazioni in multi- tasking, comunicare da remoto, condividere documenti di vario genere, che ogni partecipante al gruppo di lavoro può modificare in tempo reale. All’interno del medesimo ambiente quindi si possono far incontrare dati, informazioni, documenti, ma anche calendari, liste di amici, videoconferenze e così via.
I vantaggi per l’azienda
Il primo vantaggio per l’azienda sta nel fatto che questo tipo di servizi hanno interfacce semplici e intuitive, non serve quindi attendere che l’assistenza ci installi il programma e ci faccia formazione per imparare ad utilizzarlo al meglio. Inoltre si ha un evidente miglioramento della produttività di un qualsiasi gruppo di lavoro, per varie ragioni. La prima è una migliore possibilità effettiva di collaborare, questo anche nel caso di soggetti che si trovano a lunga distanza tra di loro, alcuni dei quali fuori sede.
Inoltre i servizi per la collaborazione aziendale consentono anche di gestire al meglio le attività, oltre che di tenerne traccia nel tempo, cosa essenziale quando più soggetti operano in un singolo progetto. Si possono poi attivare diverse opzioni interessanti, come ad esempio la condivisione in cloud di documenti, per renderli più facilmente fruibili da tutti i partecipanti ad un gruppo di lavoro.